Як поновити актовий запис цивільного стану?

Поновлення актових записів цивільного стану — це важливий правовий інструмент, що забезпечує відновлення втрачених або знищених записів, які посвідчують найважливіші життєві віхи. Це відновлення відомостей про факти народження та смерті, укладення чи розірвання шлюбу, зміни імені, паперові носії записів про які було втрачено під час війн, стихійних лих, або доступу до яких наразі немає.

Сьогодні, в умовах війни та тимчасової окупації окремих територій України, при постійних ризиках пошкодження і знищення архівів,  процедура поновлення актових записів цивільного стану набула особливої актуальності.

Нормативно-правове регулювання

Процедура поновлення актового запису цивільного стану регламентована Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон) та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.2011 за № 55/18793 (далі – Правила).

З чого почати поновлення актового запису?

Для поновлення потрібного запису, перш за все, необхідно подати заяву. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, центр надання адміністративних послуг, дипломатичні представництва та консульські установи України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою Правилами формою подається за місцем проживання заявника. Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, або переселилися з неї, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір. Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України. 

В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24.02.2022, заява про поновлення актового запису цивільного стану може бути подана до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Хто має право звернутись із заявою?

Поновлення актових записів цивільного стану проводиться за заявою:

• особи, щодо якої було складено актовий запис;
• одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);
• піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього;
• опікуна недієздатної особи;
• спадкоємців померлого;
• представника органу опіки та піклування під час здійснення *повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Як поновлюється актовий запис?

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться відділом ДРАЦС тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

Разом із заявою про поновлення подаються:

• архівна довідка, видана державним архівом, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану вже передано *до нього на зберігання;
• документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
• свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
• інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву.

На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану.

На підставі поновленого актового запису цивільного стану повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану.

Строк розгляду заяви

Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу ДРАЦС.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Якщо відділ ДРАЦС надав відмову в поновленні актового запису?

У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України обов'язково вказуються причини відмови в поновленні актового запису та роз'яснення про можливість її оскарження в судовому порядку.

Тобто, у разі недостатності даних для поновлення записів в адміністративному порядку у відділі ДРАЦС, заявник має можливість вирішувати питання поновлення актового запису шляхом звернення до суду.